«ФОФУД» — контрактный производитель специализированных пищевых продуктов и биологически-активных добавок. Фирма также является поставщиком пищевых компонентов и импортной упаковки для их производства. Это крупнейшая компания в своей сфере.
Изначально «ФОФУД» специализировалась на оптовой продаже пищевых компонентов. Компания закупала импортное сырье и продавала его в России. Через год компания сильно выросла и поняла, что на своих ресурсах могут сделать полноценное контрактное производство.
Таким образом, в бизнесе «ФОФУД» появилось новое звено — производство. Нужно было грамотно организовать много внутренних процессов:
- закупку сырья под заказы,
- складской учет,
- производство,
- отслеживание перемещений ТМЦ,
- документооборот и т.д.
В общем, нужно было с нуля построить все процессы так, чтобы предприятие работало как часы и производство было как на ладони. В этой статье расскажем, что мы сделали для решения поставленной задачи и каких результатов добились за счет автоматизации.
Складской учет
Любая оптимизация производства начинается со склада. Должно быть понятно, какое сырье и в каком объеме хранится, что из этого можно использовать, а что зарезервировано под другие заказы. Важно, чтобы были учтены все перемещения между складами, поставки и отгрузки. Без этих данных на производстве совершается множество ошибок, ведущих к остановке процессов и потере прибыли.
Поэтому в работе с «ФОФУД» мы тоже начали со складов.
Партионный учет
То, чего не хватает во многих системах оптимизации производства.
Суть такого подхода в том, чтобы классифицировать сырье по определенному признаку (сроку годности, закупочной стоимости и т.д) и хранить его на складах партиями.
Партионный учет в ERP-системе позволяет рассчитывать реальную себестоимость производимых товаров, а не усредненную. Особенно это важно, когда закупки осуществляются в валюте и прибыль компании зависит от курса.
Хранение партиями по сроку годности показывает, что нужно реализовать быстрее. Это уменьшает процент испорченного сырья и снижает вероятность брака.
Таким образом, партионный учет защищает от кассовых разрывов и нехватки сырья и позволяет быстро обрабатывать заказы.
QR-коды
Мы внедрили маркировку с помощью QR-кодов. Благодаря этому снижается количество ошибок и потерь из-за человеческого фактора, можно отслеживать перемещения между складами, а инвентаризация стала автоматической, быстрой и точной.
Изображение от rawpixel.com на Freepik
Быстрая сборка заказов
Списки необходимых материалов с их точным расположением позволяет ускорить сборку заказа, списание сырья и его перемещение. И косвенно это снижает затраты на закупку, так как точно известно, сколько потрачено и сколько осталось.
Резерв сырья
Менеджеры по продажам могут быстро ответить заказчикам, возьмет ли предприятие срочный заказ и как быстро его сможет выполнить. Менеджеры видят, какие материалы доступны а какие уже зарезервированы под других клиентов. А также известно среднестатистическое время выполнения заказа.
Закупки
Есть разные подходы к покупке материалов.
Например, в контрактном производстве используются закупки под заказ. Сырья закупается ровно столько, сколько нужно для выполнения заказа. Запросили — спланировали — закупили — произвели — отгрузили.
Есть и такой вариант: фиксируется минимальный допустимый остаток на складе, который сигнализирует, что пора закупать сырье. Некоторые компании берут статистику и анализируют закупки за определенный период (к примеру, последние полгода), а на основе этих данных предсказывают дальнейший спрос и планируют закупки.
X24:ERP дает возможность реализовывать любой из этих подходов и настроить индивидуальные схемы под ваш бизнес. В автоматизации контрактного производства «ФОФУД» мы внедрили закупки под заказ. А также:
- Удобный рабочий стол со всеми заявками о необходимом сырье, чтобы закупщику было легко их обрабатывать и отслеживать.
- Систематизированные данные о поставках: видно, когда прибудет сырье, какое уже зарезервировано, а какое останется доступным для дальнейших заказов.
- Динамику изменения закупочных цен, которая фиксирует все затраты и позволяет определить рациональность расходов.
Производство
Ранее компания «ФОФУД» не производила товары, поэтому нужно было с нуля организовать учет всех производственных процессов.
- Модуль рецептуры позволил оптимизировать формирование спецификации номенклатуры и сразу рассчитывать себестоимость товара
- В ERP-системе видна загруженность сотрудников и оборудования. Теперь менеджеры могут грамотно расставлять сроки выполнения заказа, без перегруза и работы на скорую руку.
- Система позволяет фиксировать открытие и закрытие производства, списывать сырье. По этим данным можно проставлять точные сроки годности и формировать документы на продукцию.
- В X24:ERP видны все заказы и их приоритетность. Доступны данные о наличии материалов: что есть, что заказано и когда ожидается поставка.
Оформление заказа
С помощью ERP-системы менеджер по продажам может быстрее находить нужные данные для оформления заказа:
- Складской учет показывает, какое сырье и по какой закупочной стоимости есть на складе.
- Видна загруженность персонала и оборудования, можно поставить четкие для клиента и комфортные для производства сроки.
- Есть установленные рецептуры, не нужно каждый раз рассчитывать себестоимость товара и его итоговую цену.
В итоге коммерческие предложения формируются быстрее, заказы не срываются, клиенты не уходят к конкурентам и остаются довольными после взаимодействия с компанией.
Отчеты и документы
В Х24:ERP автоматически формируются все заявки на закупку, поставки на склад, описания заказов, сертификации. Достаточно один раз установить шаблоны, дальше все рутинные бумажные задачи забирает на себя машина.
Автоматизировано заполнение отчетов. Необходимая статистика формируется самостоятельно на основе данных в системе, ее нужно только выгрузить. Руководитель может еженедельно или ежемесячно получать отчеты о проделанной работе, сверять показатели, перераспределять расходы бизнеса и оптимизировать его.
Если посмотреть на результат проделанной работы, можно выделить следующие моменты:
- Организован складской учет: в единой базе собраны все данные о материалах и товарах, снижен риск ошибок при перемещении и инвентаризации.
- Налажены и зафиксированы все закупочные процессы: сырье поставляется вовремя, в нужном объеме и по регулируемой цене.
- Оптимизирован процесс оформления заказов: клиенты быстро получают четкие коммерческие предложения, а компания при этом зарабатывает.
- Организована комфортная работа на производстве: без перегруза, горящих сроков и простоев оборудования.
- Автоматически формируется вся документация: не нужно тратить часы на сбор всех данных, сильно сокращается ручной труд.
Внедрив систему управления производством X24, компания «ФОФУД» выросла из закупщика в полноценное контрактное производство и увеличила доход в 10 раз.
Благодаря этому кейсу наша ERP-система строилась на реалиях производства.
Менеджеры отделов хорошо понимали, как должны работать процессы, поэтому с их помощью автоматизация получалась максимально детальной и качественной. Мы лично общались с сотрудниками фирмы и собирали обратную связь по работе платформы. Сразу что-то меняли, перерабатывали, дорабатывали. Делали систему прозрачной и удобной, чтобы все могли с ней работать.
Наш продукт создавался под этот проект, а не из усредненной теории. За счет такого подхода у нас сформировался гораздо более широкий и детальный функционал, который позволяет точно настроить систему под себя, а не просто выбрать галочки в коробочном решении.
Вы можете обратиться к нашим аналитикам за бесплатной консультацией по автоматизации производства. Наши эксперты в формате онлайн-созвона с демонстрацией экрана покажут, как работает ERP-система и озвучат разные варианты решения конкретно ваших задач.