На планировании закупок лежит огромная ответственность за прибыль компании. Одна даже самая маленькая неточность может привести к тому, что вы потеряете или недозаработаете сотни тысяч рублей в месяц. Сколько это в масштабе целого года — вы понимаете сами.
Как именно производство теряет деньги на закупках?
Когда производство закупает больше материалов, чем нужно, эти активы просто лежат на складе и не приносят прибыли. А если еще и складской учет слабый, то излишки пропадают с поля зрения и их не берут в оборот в следующие периоды. Так на складах могут лежать без дела десятки миллионов. И это только в лучшем случае. В худшем – у продукции истекает срок годности и, выкидывая ее, вы теряете эти деньги насовсем.
Если же прогадать со спросом в обратную сторону и закупить недостаточно материалов, вы не сможете закрыть потребности аудитории и принять заказы. Если такое происходит регулярно, заказчики уходят к конкурентам, а вы теряете и возможность заработать, и свою позицию на рынке.
Добавить сюда еще недобросовестных поставщиков, отсутствие контроля за сотрудниками и отклонения от сроков – и производство уже не может планировать будущую выручку и рискует получить большие кассовые разрывы.
Проблемы планирования закупок и их последствия
Давайте детальнее разберем, какие проблемы возникают в планировании закупок и как они влияют на другие процессы производственного бизнеса.
1. Неустойчивые поставщики
Часто планирование закупок идет по накатанной. Просто закупают примерно столько же, сколько в прошлый период. При таком подходе плановый объем оторван от текущего спроса, объема заказов, от мощностей производства, то есть от реальности производства.
В такой ситуации может резко понадобиться больше сырья. И далеко не факт, что поставщики смогут обеспечить нужный объем в нужные сроки. Ведь этих поставщиков выбрали тоже при «накатанном» планировании.
То есть от грамотного планирования зависят и критерии, по которым выбираются надежные поставщики. Те, которые реально в нужный момент могут обеспечить производство всем необходимым.
2. Недостаток резервных запасов
Планирование закупок требует не только точности, но и готовности к колебанию спроса. Вы можете все идеально рассчитать и все равно столкнуться с тем, что какого-либо материала не хватает, это нормально для любого рынка. И очень обидно терять дополнительную выручку из-за того, что не хватает банок краски.
3. Недостаточно сырья
Все то же самое, только сырья не хватает даже на текущее производство при обычном спросе. И обнаруживается это зачастую внезапно, отчего еще неприятнее.
4. Избыток сырья
При этом закупать материалы так, будто они последние в мире – тоже не стоит. В результате вы получите перегруженный склад и лишние ресурсы, многие из которых имеют свойство портиться. Поэтому, подчеркиваем, планирование закупок должно опираться на реалии производства. Объемы и сроки должны иметь четкое оцифрованное обоснование.
Определять объем закупок на скорую руку в эксельке или на бумажке – это смело, но не эффективно. Потому что тормозятся практически все производственные процессы и растет риск невыполнения заказов или срыва сроков, а это неприятно отражается на итоговой прибыли.
5. Нет регулярного анализа поставщиков
Очень многое зависит от того, с какими людьми вы работаете. Поэтому нужно периодически анализировать их и оценивать, чтобы делать выбор в пользу лучших сотрудничеств. Ненадежные поставщики не смогут обеспечить вам качественные материалы и закрыть все потребности производства в нужное время.
6. Игнорирование возможных рисков
В любом бизнесе может произойти ситуация, которая испортит все ваши планы. В случае с закупками материалы могут прийти не вовремя, не в том количестве или не того качества. Такие ситуации тоже должны учитываться при планировании закупок. Иначе можно срывать выполнение заказов, а конечным покупателям естественно плевать, что к вам ткани пришли с браком.
7. Человеческий фактор
Старые дедовские методы вроде планов на бумажке или в эксельке — это уровень гаражного производства. Если вы больше, чем гараж, то делать все вручную — значит зависеть от человеческого фактора. Даже самые ответственные и опытные сотрудники физически не могут обрабатывать такие объемы данных, которые нужны для грамотного планирования закупок и производства.
К тому же, без автоматизированных отчетов и аналитики вы теряете возможность оптимизировать расходы и работу на предприятии. А вместе с тем и возможность увеличить прибыль.
На самом деле, многие из первых шести проблем – это как раз последствия человеческого фактора. Можно даже перечитать их заново и у вас сразу в голове всплывут конкретные случаи с ошибками конкретных сотрудников. Если, конечно, эти сотрудники не перекладывают ответственность друг на друга.
Но большинство этапов планирования закупок можно автоматизировать, что значительно повысит качество этого процесса и ускорит (или хотя бы не будет тормозить) остальные производственные процессы. Для автоматизации закупок нужна ERP-система.
ERP в планировании закупок на производстве
ERP-система – это инструмент, с помощью которого можно управлять все процессами производственного бизнеса. Онлайн, внутри одной системы. ERP автоматизирует рутинные задачи, делая их более прозрачными и систематизированными.
Видно на каком этапе каждый процесс, видно всех ответственных, автоматически передаются данные между всеми участниками — по сути, четкая детальная картина всего производства как на ладони, только на экране.
Какую роль в планировании закупок играет внедрение ERP-систем?
- Учитывая данные всех отделов предприятия, вы можете точнее определять объем материалов, который вам необходим.
- ERP-система позволяет оптимизировать расходы на закупки, так как вы знаете, сколько уже есть готовой продукции и насколько покрыт спрос.
- Автоматизированные данные по поставщикам ускорят процесс формирования заказов, а значит и их получение. И сильно уменьшат возможные риски, так как вы будете отдавать предпочтение более подходящим поставщикам.
- График заказов позволит лучше контролировать сроки и оплаты, что поднимет продуктивность и репутацию предприятия.
- С помощью аналитических возможностей вы сможете заранее выстраивать эффективные стратегии чтобы обрабатывать больше заказов.
- Автоматизация закупок и других процессов снижает нагрузку руководства по контролю и выводит вас из микроменеджмента.
Производственный бизнес без четкого планирования закупок – это непредсказуемое предприятие. Невозможно контролировать производство и прогнозировать доходы, если уже на первом этапе — хаос.
А рост и масштабирование превращаются в решение постоянно возникающих проблем. Потому что на масштабе все неточности и ошибки становятся заметными и обходятся они в десятки и сотни раз дороже.
Внедрив автоматизацию, производственный бизнес может оптимизировать закупки и грамотно использовать ресурсы, получая максимальную прибыль. Другими словами, с помощью ERP-системы можно навести порядок в процессах и получать максимальные результаты от работы предприятия.
Как выглядит работа с закупками на платформе X24:ERP, можно посмотреть у нас на сайте, во вкладке Демо. Также вы можете обратиться к нашим аналитикам за бесплатной консультацией по автоматизации закупок. Эксперты Х24 подберут решения конкретно для вашего производства.