Работа с товарами на складе включает много процессов: закупка, поставка, поиск, перемещение, отгрузка, доставка, инвентаризация и т. д. Отследить каждое из действий для всех товаров может только многорукий многоног, который может находиться в нескольких местах одновременно. Такого всемогущего сотрудника пока не существует, поэтому нужно грамотно организовать складской
Этот способ хранения и управления продукцией на складе решает одновременно несколько проблем и позитивно влияет на все показатели бизнеса.
Для примера давайте рассмотрим статистику за 2021-2023 гг. Цифры говорят следующее.
С использованием складского учета:
- рабочие процессы занимают на 22% меньше времени;
- операционные и административные расходы снижаются на 12%;
- заказы обрабатываются на 53% быстрее;
- количество ошибок при сборке уменьшается на 36%;
- управление товарами становится на 34% эффективнее.
Таким образом, учет остатков на складе напрямую влияет на эффективность и прибыль вашей компании.
Какие именно проблемы решает эта система, как ее оптимизировать и грамотно использовать – расскажем в этой статье.
Проблемы учета остатков
На складе лежит будущая прибыль компании. И деньги считать нужно с самого начала. Потому что еще до начала выполнения любых заказов можно потерять выручку. Просто из-за неверного складского учета или неготовности склада к изменениям. Приведем несколько примеров.
- Неверное прогнозирование спроса привело к тому, что товаров на складе либо так много, что истекает их срок годности; либо так мало, что вы не можете закрыть потребности покупателей.
- При неверном учете на складе лежит «невидимое» сырье. Его не берут в оборот, так как просто не учли, а при этом продолжаются закупки. То есть производство одновременно тратит лишние деньги и теряет уже вложенные.
- Товары теряются или оказываются дома у сотрудников, потому что их перемещение никто не контролировал.
- Во время поступления и отгрузки персонал вручную не успевает зафиксировать все действия с товарами, не говоря уже о том, чтобы проверить их качество.
- На инвентаризации оказывается, что части товаров нет, еще часть уже давно непригодна к использованию, а остальное – излишки, которые потребителю не особо-то и нужны.
Глобально, каждая из этих проблем приводит к тому, что предприятие теряет деньги. Но эти проблемы можно решить с помощью ERP-системы
Автоматизация складского учета
X24:ERP помогает производственному бизнесу:
Избежать дефицита и излишков товара
Когда вы грамотно планируете поставки, на складе содержится только то количество товаров, которое вам нужно. Это позволяет справляться с пиковым спросом, задействовать все имеющиеся ресурсы, чтобы получить с них прибыль. А также не терять продукцию из-за истекшего срока годности, что тоже, в сущности, будущая выручка.
Предотвратить кражу и утерю товаров
Автоматизация значительно сокращает ошибки и неточности при перемещении объектов. В любой момент времени понятно, где находятся товар, сырье или другие ТМЦ и кто за них отвечает. То есть не придется тратить деньги и время на возмещение стоимости продукции.
Улучшить скорость и качество обработки заказов
При автоматизации на поиск, отгрузку и доставку уходит меньше времени. Это отлично сказывается и на эффективности персонала, и на обратной связи клиентов.
Находить проблемы внутри процессов
В ERP-системе вы видите общую картину, поэтому можете легко понять, где произошла ошибка, по какой причине и как ее оперативно исправить.
Оптимизировать управление расходами
Не нужно искать чеки, бланки и договора по всему складу. Все траты зафиксированы и структурированы в одном месте.
Когда каждое действие зафиксировано, вы в любой момент можете посмотреть, где находятся товары и в каком количестве, кто их брал и что с ними делал.
Другие способы складского учета
Ручной бумажный учет
Когда производственный бизнес только начал внедрять систему учета остатков на складе, использовались обычные бумажные журналы. Сейчас ручной бумажный учет используют только в микробизнесе, где происходит минимум складских операций и численность персонала не более 5 человек.
В любом бизнесе с другими параметрами бумажный складской учет — это источник постоянных потерь из-за человеческого фактора.
Ведение таблицы в Excel
В электронных таблицах информация более наглядно представлена и можно настроить расчеты и аналитику по остаткам на складе. Это своего рода первый шаг на пути бизнеса к росту и к автоматизации. Однако в электронных таблицах невозможно отразить цепочки процессов, все статусы можно менять только руками, невозможно наладить документооборот и передачу данных между сотрудниками и отделами.
Поэтому с определенного этапа развития производство переходит с таблиц к ERP-системе.
ERP-система, или Enterprise Resource Planning
Полноценную систематизацию и автоматизацию можно увидеть только в этом способе ведения складского учета. С помощью ERP-системы автоматизирован каждый из бизнес-процессов: закупки, сбыт, логистика, управление персоналом, финансы, бухгалтерский учет, управление запасами и многое другое.
Складской учет в X24:ERP
Это отличное решение для тех, кто хочет автоматизировать работу своего предприятия на максимум. Все товары и операции над ними хранятся в одной базе данных и напрямую связаны с маркетологами, бухгалтерией, руководством и другими отделами бизнеса.
В одной базе данных есть:
- Общая информация по товарам: что и в каком количестве есть на складе.
- Финансовые данные: сколько денег сосредоточено в складских помещениях. Это позволяет вовремя корректировать закупки и сбыт.
- Статистика: что расходуется часто, а что – редко. Предотвратите недостаток или избыток товаров на складе.
- Контроль срока годности. Будете вовремя реализовывать продукцию и избежите порчи товаров.
- Адресное хранение: удобное распределение товаров по категориям в отдельных ячейках. Это значительно ускоряет поиск и отгрузку.
- Уникальные QR-коды: за их счет ускоряются любые процессы и исключаются ошибки.
- Контроль документов и статуса ТМЦ приемке ОТК: снижается уровень воровства, растет точность процессов.
- Преобразование названий брендовых товаров в производственные. Поставщики называют товары именами, которые во внутреннем учете могут быть перепутаны или непонятны персоналу. ERP-система помогает избежать таких путаниц.
С помощью ERP-системы на предприятиях снижается уровень зависимости от персонала. Без автоматизации очень многое зависит от конкретного кладовщика, который знает расположение товаров. Уйди он на больничный, в отпуск, или просто на выходные – на складе возникнут проблемы и остановятся все процессы.
С ERP-системой ни один производственный процесс не встанет, даже если разом заменить половину штата. Влияние человеческого фактора минимально и производственный бизнес может устойчиво расти.
Как наладить складской учет?
Мы рассмотрели проблемы складского учета и способы их решения. Автоматизированные системы остаются самыми эффективными из них.
ERP-система позволит:
- сократить количество ошибок на складе,
- оптимизировать работу персонала,
- наладить связь между бизнес-процессами и ускорить их,
- снизить расходы и увеличить прибыль.
Узнайте, как устроена ERP-система Х24, на бесплатной демонстрационной платформе.